La digitalización de documentos es un proceso que permite, mediante la aplicación de herramientas y equipos tecnológicos, convertir una imagen contenida en papel en una imagen digital.
Ahora bien, esta es la definición básica que ha ido evolucionando en los últimos años y se ha acentuado aun más luego de la coyuntura del coronavirus que nos ha tocado vivir y que ha forzado que muchos procesos y flujos de información se digitalicen llevando a las empresas a adoptar un enfoque integral para la innovación digital.
Actualmente, la velocidad del cambio es exponencial. En este sentido, la digitalización va más allá de convertir una imagen física en digital, se debe adoptar modelos de transformación incorporando nuevas tecnologías en los procesos diarios, para que los documentos estén a a disposición de múltiples usuarios en cualquier momento y lugar para su utilización de una forma práctica y sencilla.
Para ello, dentro de los procesos de digitalización se deben realizar las indexaciones y clasificaciones adecuadas y utilizar sistemas tecnológicos que puedan poner toda la información a disposición de los usuarios de forma ágil y segura.
Entre las principales ventajas de realizar procesos de digitalización de documentos se encuentran: la optimización de espacios, información en línea y tiempo real, una mayor protección para evitar la manipulación o hurto de documentos, mejoras de tiempos de productividad para consultas de información, acceso a la información a través de distintos medios y disponibilidad 24/7 y finalmente, contribuye al medio ambiente al reducir el uso del papel y fomentar el reciclaje.
En Ransa, nos transformamos e innovamos constantemente para brindarle a nuestros clientes una experiencia eficiente, simple, ágil y segura. De este forma, trabajamos bajo los más altos estándares de tecnología y seguridad aplicados a nuestro servicio de gestión documental generando eficiencias en tiempo y costos. Así, nuestros clientes puedan enfocarse en el core de su negocio.
